檔案管理

 檔案預案

河北保滄高速公路有限公司文件材料歸檔和不歸檔范圍

2011-4-10 11:28:01

       為了規范公司文件材料歸檔工作,豐富和完善公司的檔案資源,加強檔案管理,有效為公司發展服務,現將文件歸檔與不歸檔范圍規定如下:
一、歸檔范圍:
       凡是本單位在生產、經營、管理和科研等活動中形成的,辦理完畢的,對今后具有查考利用價值的文件資料(包括黨、政、工、團及人事等工作中形成的各種形式和載體的文件)均屬歸檔范圍。-
     (一)、上級批文、下發指令性文件;
     (二)公司上報各級部門文件;
     (三)公司下級上報文件;
     (四)公司籌備、成立、經營期形成的文件材料:
      1、公司制定的章程、規章制度及工作規范、標準;
      2、董事會、監事會、股東會、經理辦公會議記錄、紀要等;
      3、黨、團、工會會議;
      4、各種中、大型活動會議資料;
      5、公司人事任免、入黨轉正、獎懲等文件材料;
      6、各種合同(經濟合同、勞動合同);
      7、設備儀器方面所產生的文件材料,包括同一設備儀器內的依據性材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護和管理等全過程。
      8、工程類檔案; 
      9、其他對社會、國家和企業有保存價值的文件材料。
      10、歸檔文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、 實物等各種載體形式。
      二、不歸檔范圍:
    (一)上級公司的文件材料中,普發性不需本公司辦理的文件材料,任免、獎懲非本公司工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;
?。ǘ┍竟疚募牧現械鬧胤菸募?,無查考利用價值的事務性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿;無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,公司內部互相抄送的文件材料,本公司負責人兼任外單位職務形成的與本公司無關的文件材料,有關工作參考的文件材料;
?。ㄈ┩豆鏡奈募牧現?,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;
?。ㄋ模┫錄豆鏡奈募牧現?,供參閱的簡報、情況反映,抄報或越級抄報的文件材料。
      三、歸檔要求:
      1、整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律,保持其有機聯系,并符合有關標準、規范要求。
      2、歸檔的文件材料應為原件。
      3、文件材料歸檔后不得更改。
      4、歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
      5、歸檔的文件材料一般一式一份,重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
     6、凡屬公司歸檔范圍的文件材料,必須連同電子版本列好移交清單后進行歸檔,實行集中統一管理,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
      四、歸檔時間:
     1、在日常工作中形成的文件資料,于次年五月份前,將應歸檔的文件資料組成保管單位,由部門負責人審定,并經檔案室驗收合格后,向檔案室移交歸檔。、
     2、工程檔案在竣工驗收合格后及時歸檔。